ERP sistemlerine daha yakından bakacak olursak, en önemli gerekliliğin bir işletmenin tüm bakış açılarındaki her verinin, birleştirilmesi olduğunu görürüz. ERP sistemleri bunu sağlamak için, işletmenin çeşitli iş faaliyetlerini ele alan birçok yazılım modülünü tek bir veritabanı altında çalıştırmaktadır.
Özellikle, bazı işletmeler bir ERP sisteminin yalnızca bazı uygulamalarını seçip, bunları diğer ERP sistemleri veya bağımsız başka yazılımlar ile destekler. Böylece işletme ihtiyaç duyduğu ERP arayüzünü kendi oluşturmuş olur.
Gerçekte komple bir ERP sisteminden bahsetmek çok zordur. ERP sistemlerini satın alarak, bünyelerinde uygulamak isteyen büyük işletmelerin özel ihtiyaçları vardır ve bazı özel ihtiyaçlar şu an hiçbir ERP sistemi üreticisi tarafından karşılanamamaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak için güçlü bir kişiselleştirme işlemi oluşturma ve değişik üreticilerden farklı modüller satın almanın yanı sıra, işletme bu modüller üzerinde tekrar mühendislik çalışması yapmalıdır. Günümüzde ideal olarak, üretim alanında faaliyet gösteren bir işletme, alanıyla ilgili tüm konularda aynı ERP sistemini kullanmaktadır.
Tek bir veritabanı, aşağıdaki alanlarında dahil olduğu çeşitli yazılım modüllerini bünyesinde barındırabilir;
Üretim:
Mühendislik işlemleri
Malzeme listeleme işlemleri
Çizelgeleme
Kapasite analizi
İş Emri yönetimi
Kalite Kontrol
Maliyet yönetimi
Üretim işlemleri
Üretim projeleri
Üretim akışları
Tedarik Zinciri Yönetimi:
Envanter yönetimi
Sipariş girişi
Satınalma
Ürün yapılandırması
Tedarik zinciri planlaması
Tedarikçi çizelgeleri
Mali Yönetim:
Genel hesap defteri
Nakit yönetimi
Nakit çıkışları
Nakit girişleri
Durağan varlıklar
Proje Yönetimi:
Maliyet hesaplama
Listeleme işlemleri
Süre ve harcama analizleri
Faaliyet yönetimi
İnsan Kaynakları Yönetimi:
İnsan kaynakları
Maaş bordroları
İşletme içi eğitim
Çalışanların çalışma süresi ve devamlılığı
Faydalar
Müşteri İlişkileri Yönetimi:
Satış ve pazarlama
Komisyonlar
Hizmetler
Müşteri sözleşmeleri
Yardım hattı desteği
Müşteriler, tedarikçiler ve çalışanlar için kişisel ve genel kullanıcı arayüzleri
İnsan kaynakları planlaması terimi, orijinal olarak "üretim kaynakları planlaması" teriminden türetilmiştir (Manufacturing Resource Planning - MRP). Üretim kaynakları planlaması tanımı (MRP) ise, yazılım mimarisinin önem kazanması ve şirket kapasite planlamasının yazılım faaliyetlerinin yer edinmesi ile ERP sistemlerine dönüşmeye başlamıştır. ERP sistemleri genellikle bir işletmenin, üretim, ulaştırma, dağıtım, envanter durumu, liman ticareti, muhasebe ve faturalama gibi işlemlerini kontrol eder. ERP yazılımları ayrıca bir işletmenin, satış, pazarlama, ulaştırma, listeleme, üretim planlaması, envanter yönetimi, kalite yönetimi ve insan kaynakları yönetimi gibi birçok ticari faaliyetini kontrol etmesine yardımcı olur.
ERP sistemleri tüm işletme işlevleri arasında geçiş yapabilen sistemlerdir. Operasyonlarda veya üretimde görev alan tüm işlevsel departmanlar tek bir sistemde birleştirilir. İmalat, depolama, taşımacılık ve ulaştırma ve bilgi teknolojilerine ek olarak, muhasebe, pazarlama, insan kaynakları ve strateji yönetimi de ERP sistemlerinde bulunabilir.
ERP Öncesi - (Kurumsal Kaynak Planlaması Öncesi) ERP sistemlerinden önce, işletme departmanları kendi bilgisayar sistemlerine sahip olmalıydı. Örnek olarak, bir işletmedeki insan kaynakları departmanı, bordrolama departmanı ve mali işler departmanını verelim. İnsan kaynakları departmanı kendi bilgisayar sisteminde, tüm departman bilgilerini ve bu departmanlarda çalışanların kişisel bilgilerini tutmakla görevliydi. Bordrolama departmanı ise maaş bordrosu bilgilerini hesaplar ve tutardı. Mali işler bölümü de işletmedeki mali işlemlerin kayıtlarını tutardı. Her sistem birbirine ortak veriler yollayarak iletişim içinde olmalıydı. Örnek verecek olursak, insan kaynakları bölümünde her çalışanın bir numarası olurdu, aynı numara bordrolama bölümünde de mevcut olmalıydı. Bu sayede insan kaynakları bölümünden, bordrolama bölümüne, çalışanın numarası ve maaş bilgisini yollanır, bilgiler bordrolama sisteminde kontrol edildikten sonra, maaş bordrosu kesilirdi. Mali işler departmanı ise çalışanların verileri ile ilgilenmez, sadece bordrolama departmanından yapılan, vergi, kesinti, işçi ücretleri vb. ödemelerle uğraşırdı. Departmanlar arasındaki bu sistem karışıklıklara yol açardı. Örneğin, ödeme sisteminde çalışan numarası olmayan bir işçiye ödeme yapılmayabiliyordu.
ERP Sonrası - (Kurumsal Kaynak Planlaması Sonrası) ERP yazılımları, eskiden kullanılan ve birbirinden farklı birçok uygulamanın verilerini birbirine bağladı. Bu işlem, birden fazla sistemde kayıtlı tutulan çalışan/işçi numaralarında sorun çıkma endişesini ortadan kaldırdı. Ayrıca büyük işletmelerdeki yazılım uzmanı ihtiyacı azaldı ve standart bir hale geldi. Raporlama işlemleri tek bir sistem üzerinde yapıldığından, eskiye nazaran çok daha kolay bir hal aldı. Ayrıca ERP sistemleri, işletme içindeki eğilimlerin tespit edilip, uygun ayarlamaların daha çabuk yapılmasına imkân sağlamasıyla, işletmelere yüksek seviyede analizleme işlevi sağladı.
ERP Uygulamaları İşletmelerdeki geniş uygulama kapsamı nedeniyle, ERP sistemleri mevcut büyük yazılımlardan yararlanmaktadır. Böyle büyük ve karmaşık bir yazılım sistemini işletme bünyesinde kullanabilmek için bir analizci, programcı ve kullanıcı ordusuna ihtiyaç duyulmaktaydı. İnternet gelişene kadar, şirketler dışarıdan getirilen danışmanların, standart yamaları yüklemesi için bilgisayarları kullanmasına izin verirdi. Uzman yardımı olmadan bir ERP uygulaması, büyük şirketler ve özellikle uluslararası şirketler için çok masraflı olabilmektedir. ERP uygulamalarında uzmanlaşmış şirketler ise bu işlemleri kolaylaştırabilir ve altı ay içinde pilot testler ile sistemi tamamlayabilirler.
Kurumsal kaynak planlaması sistemleri (ERP) genellikle "tedarik zinciri yönetimi" ve "lojistik otomasyonu" sistemleri ile yakından ilişkilidir. Tedarik zinciri yönetimi yazılımları, ERP sistemlerini, tedarikçiler olan bağlantılar ile genişletebilir.
İşletmeler, ERP sistemlerini bünyelerinde uygulamak için genelde ERP satıcıları veya üçüncü şahıs danışmanlık şirketlerinden yardım alırlar. ERP danışmanlığı ise, sistem mimarisi, iş işlemleri danışmanlığı (yeniden mühendislik) ve teknik danışmanlık (programlama, sistem yapılandırması vb.) olmak üzere üç bölüm içermektedir. Bir sistem mimarı, bir işletmenin gelecekteki veri akışı planları da dahil olmak üzere bütün veri akışını tasarlar. İş danışmanı, işletmenin mevcut ticari işlemlerini analiz eder ve bunları ERP sisteminde karşılık gelen işlemlere eşler. Böylece ERP sistemini işletme ihtiyaçlarına göre yapılandırılmış olur. Teknik danışmanlık ise genelde programlama aşamasını içerir. Çoğu ERP satıcısı, yazılımlarında değişiklik yapılmasına izin vererek, müşterilerinin iş alanındaki ihtiyaçlarını karşılanmasını ve sistemin bu ihtiyaçlara uymasını sağlar.
Günümüzde ayrıca internet tabanlı ERP sistemleri mevcuttur. Bazı işletmeler, herhangi bir yazılım yüklemeye gerek duymadan, birbirinden farklı birçok yazılımı, merkezden kullanabildiği için, internet tabanlı ERP sistemlerini kullanmaktadır. Internet bağlantısı olduğu sürece ya da LAN üzerinde bir ağ bağlantısı olduğu sürece, isteyen kişi klasik bir internet tarayıcısını kullanarak, internet tabanlı bir ERP sistemine girip, işlem yapabilir.
ERP nin Artıları
ERP sistemlerinin yokluğunda, büyük üreticiler kendilerini, birbiri ile etkileşimi ve bağlantısı olmayan birçok yazılım uygulamasının içerisinde bulabilirdi.
Birbiriyle etkileşimi olması gereken konulardan bazıları şunlardır:
Tasarım mühendisliği (nasıl daha iyi ürün yapılabilir)
Mevcut potansiyelden, en iyi potansiyele kadar sipariş analizi
Faturalardan, nakit makbuzlarına kadar gelir döngüsü oluşturulması
Satınalma, envanter yönetimi, maliyetleme arasında sistem oluşturulması
Gelir, maliyet, kar konularında çeşitli seviyelerde muhasebe işlemlerinin yapılması
ERP sistemleri sayesinde yukarıdaki gibi değişik konular, tek bir sistem altında toplanabilmektedir.
"Müşteri ilişkileri yönetimi" gibi müşterilerle birebir ilişkili kavramlar, "kalite kontrol" gibi arka planda çalışan ve müşteri ihtiyaçlarının karşılanmasına odaklı kavramlar ve tedarikçilerle, taşıma işlemleri ile ilgilenen "tedarik zinciri" ile ilgili kavramlar, bazı sistemlerde kapsam ve etkinlik boşlukları olmasına rağmen, ERP sistemleri bünyesinde rahatça birleştirilebilir. Bir ERP sistemi olmadan, üretici için bu kavramları bir araya getirmek oldukça karmaşık ve zor olabilir.
ERP sistemlerinin kusursuz en önemli artılarından biri modüler yapı da olmasıdır. Modüler yapının önemi, ERP uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön plana çıkar. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen zamanlarda kullanmayı mümkün kılar. Farklı uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve işletme için sorunlar oluşturulabilir. ERP sistemlerinde ise tüm modüller ve uygulamalar birbiri ile uyumlu olarak çalışmaktadır.
Komple bir çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur.
Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.
Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek kullanmanız mümkün.
Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.
